TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Matemaattisten Aineiden Opettajien Liitto MAOL ry (jäljempänä Yhdistys)
Osoite: Veturitallinkuja 5 E, 00520 Helsinki
Puhelin: 050 436 6320
Sähköposti: maol-toimisto@maol.fi
Yhteyshenkilö: Päivi Hyttinen
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten (jäljempänä Rekisteröityjen) ja sen entisten jäsenten tietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä suoramarkkinointi mainospostitusluvan salliville ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (jäljempänä Järjestelmä).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, yhdistyslaki (503/1989)) sekä tietyissä tapauksissa niin Yhdistyksen ja Rekisteröidyn kuin myös Yhdistyksen ja kolmannen välisen sopimuksen täytäntöönpanoon. Jälkimmäiseen ryhmään kuuluvan sopimuksen täytäntöönpanoa selostetaan tässä tietosuojaselosteessa jäljempänä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
– Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
– Rekisteröidyn kotiosoite
– Rekisteröidyn sähköpostiosoite
– Rekisteröidyn puhelinnumero
– Syntymäaika
– Jäsenmaksutiedot
– Opetettava aine
– Opetettava kouluaste
– Jäsennumero
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyiltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
MAOL:n jäsenrekisterin pääkäyttäjä käsittelee liiton jäsenten henkilötietoja ja jäsenyhdistyksen pääkäyttäjä käsittelee oman jäsenyhdistyksensä jäsenten henkilötietoja.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Yhteistyökumppaneina toimivat jäsenrekisterin toimittaja Avoine Oy, osoitepäivityksen palvelun tuottaja Posti Oy, tikettijärjestelmän tuottaja Krystal Holding Ltd (aTech Media 1.4.2020 asti) ja konversioaineiston käsittelijä M-Files (1.5.2020 alkaen).
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön, erityisesti tietosuojalain (1050/2018) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 yleinen tietosuoja-asetus ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15) ei ole tässä välttämätön. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Tilastointi ja tutkimus
Jäsentietoja voidaan käyttää tilastointi- ja tutkimuskäyttöön.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavaan osoitteeseen maol-toimisto@maol.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Matemaattisten Aineiden Opettajien Liitto MAOL ry
Päivi Hyttinen
Veturitallinkuja 5 E
00520 Helsinki
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.6.2023 (MAOL ry:n osoite päivitetty).